Beth yw Adrodd a Chymorth?
Offeryn ar-lein yw Adrodd a Chymorth a ddatblygwyd gan Culture Shift lle gall staff a myfyrwyr adrodd am faterion yn ymwneud â Bwlio, Gwahaniaethu, Aflonyddu, Camymddygiad Rhywiol, ac ati, yn ddienw neu drwy gysylltu â chynghorydd myfyrwyr trwy ymweld â https://www.aber.ac.uk/cy/studentservices/wellbeing/access/. Mae Adrodd a Chymorth hefyd yn gartref i wybodaeth am gymorth mewnol ac allanol, polisïau a gweithdrefnau.
Pwy all wneud adroddiad?
Gall myfyrwyr a staff Prifysgol Aberystwyth wneud adroddiad trwy Adrodd a Chymorth. Anogir ymwelwyr i adrodd am gwynion drwy’r broses gwyno gyhoeddus.
Beth sy’n digwydd pan fydd rhywun yn gwneud adroddiad dienw?
Bydd yr adroddiad yn cael ei weld gan un o’r gweinyddwyr, gweler isod am restr o weinyddwyr.
Bydd y gweinyddwyr yn adolygu’r adroddiad yn gyntaf i nodi unrhyw risgiau sy’n ymwneud â dyletswydd gofal. Os na chaiff risg uniongyrchol ei nodi, ni chymerir camau uniongyrchol pellach. Os darperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy, bydd y gweinyddwr wedyn yn dileu’r wybodaeth adnabyddadwy.
Bydd y wybodaeth a gedwir ar gyfer dadansoddi tueddiadau a llywio gwaith atal rhagweithiol.
Beth yw’r gwahaniaeth rhwng adroddiad dienw ac adroddiad cynghorydd?
Nid yw Prifysgol Aberystwyth yn gwybod pwy sydd wedi gwneud adroddiad dienw, ac felly ni all estyn allan a darparu cymorth. Ond os yw rhywun eisiau cael cymorth neu ystyried opsiynau anffurfiol neu ffurfiol i fynd i’r afael â phryder, byddai’n gwneud adroddiad penodol ac yn siarad â chynghorydd.
Beth sy’n digwydd pan fydd rhywun eisiau cysylltu â chynghorydd?
Gall cynghorydd fod yn un o blith sawl aelod o staff sydd wedi eu hyfforddi i ymdrin ag ystod o ddigwyddiadau. Mae'r aelodau staff hyn yn cynnwys, ymhlith eraill, Ymarferwyr Lles, Cynghorwyr Myfyrwyr, a Swyddogion Cyswllt Trais Rhywiol. Mae’r gweinyddwyr (gweler isod), yn neilltuo achos i’r cynghorydd y gofynnwyd amdano. Mae gan bob cynghorydd fanylion mewngofnodi a dim ond achosion a neilltuwyd iddynt y gallant gael mynediad atynt.
Mae’r cynghorydd yn derbyn hysbysiad e-bost bod achos wedi’i neilltuo iddo/iddi - ni ddarperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy yn yr hysbysiad e-bost hwn. Yna bydd y cynghorydd yn mewngofnodi i Adrodd a Chymorth i gael mynediad at y wybodaeth a ddarparwyd gan ddefnyddio ei fanylion mewngofnodi personol. Wedyn bydd y cynghorydd yn cysylltu â’r person sydd wedi gwneud yr adroddiad ac yn trefnu cyfarfod i drafod y mater.
Pa gamau y mae’r Brifysgol yn eu cymryd o adroddiadau dienw?
Bydd gwybodaeth a ddarperir mewn adroddiadau dienw yn cael ei defnyddio fel data ystadegol i ddeall beth sy’n digwydd ac i lywio gwaith atal rhagweithiol. Bydd y Gwasanaeth Lles yn gweithio gyda meysydd a nodwyd i fynd i’r afael ag unrhyw batrymau sy’n peri pryder.
Sut fydd Prifysgol Aberystwyth yn rheoli cwynion maleisus?
Os canfyddir bod adroddiad yn faleisus neu’n flinderus, ymdrinnir ag adroddiadau o’r fath o dan weithdrefnau myfyrwyr a staff presennol.
Beth mae’r Brifysgol yn ei wneud â’r data a gesglir o adroddiadau cynghorydd?
Defnyddir y data a gesglir o Adrodd a Chymorth i gynhyrchu adroddiadau blynyddol dienw. Byddai’r adroddiadau hyn yn cynnwys nifer yr achosion, y mathau mwyaf o achosion o aflonyddu yr adroddir amdanynt a’u lleoliad.
Pa mor ddiogel yw’r data a’r wybodaeth a anfonir drwy’r system?
Mae’r data a gedwir ar Adrodd a Chymorth yn cydymffurfio â GDPR ac mae rhagor o wybodaeth am sut mae data’n cael ei gasglu a’i storio i’w gweld yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Mae’r system wedi cael ei phrofi o ran diogelwch gan y datblygwr, Culture Shift, a gan Brifysgol Aberystwyth.
Am ba mor hir mae data’n cael ei storio ar y system?
Byddwn ond yn cadw data personol cyhyd ag y bod ei angen arnom i gyflawni’r dibenion y casglwyd ef ar eu cyfer. Byddwn yn cadw cofnodion o adroddiadau am flwyddyn ar ôl cau achosion ar y system Adrodd a Chymorth fel y nodir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Bydd yr holl ddata personol yn cael ei gadw yn unol â’r Amserlen Cadw Cofnodion.